Como es bien sabido, todas las empresas deben disponer obligatoriamente de un sistema de registro de las entradas y salidas de su personal y, aunque la normativa no concreta mediante qué concreto sistema, siempre que sea posible es preferible evitar aquellos que conlleven recopilar, tratar y almacenar datos personales, optando en su lugar por sistemas que lo eviten como, por ejemplo, sistemas manuales mediante tarjetas deslizantes o software que facilite el fichaje desde un ordenador.
No obstante, si a pesar de ello se ha optado por un sistema que recopila, trata y almacena datos personales debe tenerse en cuenta que el tratamiento de categorías especiales de datos personales está prohibido, salvo que concurra alguna de las excepciones contempladas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Por ejemplo, la huella dactilar, método comúnmente utilizado para acceder a los centros de trabajo, es un dato biométrico y, en consecuencia, su uso estaría en principio prohibido por tratarse de un dato de carácter especial, salvo si se toman medidas adicionales como las siguientes:
- Recabar y disponer de soporte documental respecto del consentimiento explícito de cada empleado y empleada para el tratamiento de ese dato biométrico.
- Facilitar un sistema de registro alternativo como, por ejemplo, mediante tarjeta o través de un código numérico, si el/la empleado/a ejercita su derecho a negarse a un sistema biométrico.
- No obtener más datos personales que los estrictamente necesarios y que éstos sean destinados a una única finalidad cual es la del registro de la jornada laboral o el control de acceso.
- Verificar que el contrato suscrito con el proveedor cumple en todos sus extremos con la normativa laboral y de protección de datos personales.