Como es bien sabido, la redacción actualmente vigente del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores impone a las empresas la implantación de un sistema de registro del inicio y finalización de las jornadas de trabajo efectivo de su personal, sistema que debe ser objetivo, fiable y, en definitiva, no manipulable, como así viene exigiendo la Inspección de Trabajo con objeto de poder llevar a cabo un control eficaz respecto de eventuales prácticas fraudulentas de ocultación por parte de las empresas de la realización y/o retribución de horas extras u otros incumplimientos de la normativa laboral sobre tiempo de trabajo, descansos y permisos. Pero es que, al mismo tiempo, un sistema de registro con esas garantías impide o, como mínimo, dificulta, prácticas también ilícitas por parte de personas trabajadoras con pocos escrúpulos, precisamente por todo lo contrario, esto es, la de generar fraudulentamente prueba sobre la pretendida realización de unas horas extras en realidad nunca realizadas.
En cualquier caso, toda vez que la obligación de disponer de ese registro y de su efectiva utilización por parte de su personal es de las empresas, para evitar las importantes sanciones que se derivan de su incumplimiento les recomendamos atender a las siguientes pautas:
- Facilitar a cada persona trabajadora instrucciones escritas sobre su inexcusable obligación de tener que proceder diariamente al registro de todos y cada uno de los inicios y finalización de su jornada laboral de trabajo efectivo, así como información sobre el modo de utilización del sistema implantado en la empresa con esa finalidad.
- Establecer mecanismos de supervisión para asegurar que todas las personas trabajadoras cumplen con esa obligación, incluidas las que se encuentren prestando sus servicios en modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo.
- En aquellos casos en los que de modo más o menos frecuente no se lleve a cabo el registro, a pesar de haberle dado la instrucción y la información pertinentes, requerir por escrito a la persona trabajadora que cumpla con tan inexcusable obligación, apercibiéndola de que en caso contrario se le impondrán las sanciones establecidas en el régimen disciplinario del Estatuto de los Trabajadores, pudiendo llegar incluso al despido.
- Por el contrario, una actitud de tolerancia o simple dejadez por parte de la empresa respecto de los incumplimientos de su personal en materia de registro de jornadas no sería en absoluto causa válida eximente ni atenuante frente a eventuales actas de infracción levantadas por la Inspección de Trabajo, ni permitiría tampoco, en virtud de la denominada doctrina gradualista, imponer las sanciones disciplinarias que en realidad cabría y se corresponderían con la gravedad de los reiterados incumplimientos por no haber ni tan solo apercibidos.
- Si a pesar de tales requerimientos y apercibimientos la persona trabajadora persiste en su incumplimiento, imponerle ya la medida disciplinaria por desobediencia que resulte proporcional en cada caso, incluido su posible despido disciplinario.
- Para evitar posibles reclamaciones por la realización ficticia de horas extras resulta recomendable establecer mecanismos de registro, no solo respecto del inicio y finalización de las jornadas, sino también de las paradas intermedias que se realicen por descansos o cualquier otro motivo con objeto de determinar con toda claridad el tiempo de trabajo efectivo.